Pengembangan Sistem Informasi Absensi Peserta Kerja Praktik Berbasis Web dengan Metode Prototyping di Dinas Perpustakaan Sumatera Utara

Abstrak

Tata kelola administrasi bagi mahasiswa yang menjalankan Kerja Praktik (KP) pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara masih menemui hambatan efisiensi. Permasalahan utamanya bersumber dari pencatatan kehadiran, pengolahan izin, hingga kalkulasi insentif bulanan yang mengandalkan lembar kerja spreadsheet konvensional. Pola ini memicu kerentanan berupa manipulasi data absensi, keterlambatan pelaporan, dan peningkatan beban kerja bagi pamong instansi. Merespons kendala tersebut, penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem informasi absensi peserta Kerja Praktik berbasis web untuk mendigitalisasi proses administrasi dan pengelolaan kehadiran secara lebih efektif. Model pengembangan sistem menggunakan metode Prototyping dengan memanfaatkan repositori open-source GitHub yang dipilih karena menyediakan fitur absensi yang sesuai dengan kebutuhan dasar sistem sehingga dapat mempercepat proses pengembangan melalui pendekatan software reuse. Tahapan kustomisasi meliputi restrukturisasi hak akses pengguna (konversi peran karyawan menjadi peserta KP), rekayasa modul cuti menjadi izin harian, serta pengalihan output slip gaji menjadi rekapitulasi insentif. Pengujian sistem dilakukan menggunakan Black Box Testing terhadap seluruh modul utama yang mencakup fitur autentikasi, absensi, perizinan, pengelolaan data peserta, dan rekapitulasi insentif untuk memvalidasi fungsionalitas sistem dan integrasi basis data. Hasil pengujian menunjukkan seluruh skenario pengujian berhasil dijalankan sesuai fungsi yang dirancang dengan tingkat keberhasilan mencapai 100%. Implementasi sistem memungkinkan proses pencatatan kehadiran, pengelolaan izin, dan rekapitulasi insentif dilakukan secara terpusat sehingga membantu meningkatkan efisiensi administrasi, mengurangi risiko kesalahan pencatatan, serta mempermudah proses pelaporan bagi pamong instansi.